Projekt­leiter mit Kundenverantwortung: Folgeprojekte

Viele Projektleiter kennen das: Das Projekt läuft gut, der Kunde ist zufrieden, im Abstimmungstermin fällt ein Satz wie „Den zweiten Standort müssten wir eigentlich auch mal angehen“. Alle nicken, das Protokoll hält den Termin für die nächste Abnahme fest. Ein halbes Jahr später liest jemand im Vertrieb, dass der Kunde genau dieses Vorhaben ausgeschrieben hat.

Projektleiter mit Kundenverantwortung sitzen an der besten Stelle, um Folgeprojekte zu erkennen. Sie sprechen jede Woche mit dem Kunden, kennen seine Abteilung, seine Sorgen und seine Pläne. Dieser Beitrag zeigt, wie aus diesem Wissen Folgeprojekte werden, ohne dass der Projektleiter zum Verkäufer werden muss.

Warum Projekt­leiter das nächste Projekt zuerst sehen

Im Projektgeschäft hat der Projektleiter oft mehr Kontakt zum Kunden als jeder Vertriebler. Er erlebt, wo es hakt, welche Abteilung nachzieht und welche Ideen am Rand eines Termins entstehen. Genau dort beginnt das Folgegeschäft, also alles, was ein Kunde über den ersten Auftrag hinaus bei Ihnen kauft (mehr dazu im Glossar unter Folgegeschäft).

Trotzdem bleibt dieses Wissen häufig liegen. Drei Gründe begegnen in vielen Unternehmen:

• Selbstbild. Viele Projektleiter sehen sich als Fachleute, nicht als Vertrieb. Nach einem neuen Projekt zu fragen, fühlt sich für sie nach Verkaufen an.
• Zeit. Termine, Budget und Qualität füllen den Tag. Was nicht zum laufenden Projekt gehört, rutscht nach hinten.
• Kein Weg. Selbst wer ein Signal hört, weiß oft nicht, wem er es erzählen soll. Dann bleibt es im Protokoll oder im Kopf.

Im Bereich Bestandskunden stehen Projektleiter deshalb ausdrücklich unter den Rollen, die Bestandskunden entwickeln. Welche Rolle sonst wofür zuständig ist, erklärt der Beitrag Account Management, Key Account Management, Customer Success.

Fragen statt pitchen: der Kunde liefert die Gründe

Wer ein Folgeprojekt will, hat zwei Möglichkeiten. Er kann ein neues Angebot vorstellen und hoffen, dass es passt. Oder er fragt. Ich beschreibe den Unterschied so:

Für Projektleiter ist der zweite Weg der natürliche. Sie müssen nichts präsentieren. Sie fragen nach dem, was ohnehin Teil ihrer Arbeit ist: Wie geht es weiter, wenn das Projekt abgeschlossen ist? Was plant die Abteilung? Wo gibt es ähnliche Aufgaben im Haus? Aus den Antworten entsteht das nächste Projekt, und der Kunde hat die Gründe dafür selbst genannt.

Signale für Folgeprojekte im laufenden Projekt

Folgebedarf kündigt sich selten mit einer Anfrage an. Er zeigt sich in Nebensätzen und Beobachtungen. Die folgende Übersicht hilft, diese Signale im Projektalltag zu erkennen und mit einer passenden Frage aufzugreifen:

Wichtig ist der Ton. Die Fragen sind Teil eines Projektgesprächs, kein Verkaufsgespräch. Wer ehrlich interessiert fragt, wird selten abgewiesen.

Früh dabei sein, bevor ausgeschrieben wird

Der größte Vorteil des Projektleiters ist der Zeitpunkt. Er erfährt von Ideen, bevor daraus ein Budget, ein Lastenheft oder eine Ausschreibung wird. Genau darum geht es im Gespräch mit dem Bestandskunden:

Dazu gehört, nicht nur nach dem Vorhaben zu fragen, sondern auch danach, wer darüber entscheidet. Der Ansprechpartner im Projekt ist oft nicht derjenige, der über das nächste Budget bestimmt. Eine Frage wie „Wer müsste bei so etwas mit am Tisch sitzen?“ klärt das, ohne aufdringlich zu wirken. Wie Sie ein solches Gespräch vom Offenen ins Konkrete führen, beschreibt der Beitrag Folgeaufträge gewinnen.

Vom Signal zum Folgeprojekt: der Weg im Team

Ein Projektleiter muss das Folgeprojekt nicht allein gewinnen. Er muss dafür sorgen, dass das Signal nicht verloren geht. Bewährt hat sich ein einfacher Ablauf in fünf Schritten:

Signal hören. Nebensätze im Abstimmungstermin ernst nehmen, besonders wenn sie mit „eigentlich“ oder „irgendwann“ beginnen.

Nachfragen. Eine offene Frage stellen, etwa „Was steckt dahinter?“ oder „Wann wäre das ein Thema?“. Nicht sofort eine Lösung anbieten.

Entscheider klären. Fragen, wer bei diesem Vorhaben mitentscheidet und wer das Budget verantwortet.

Festhalten und weitergeben. Das Signal an einer festen Stelle notieren, im CRM oder in einer kurzen Nachricht an den zuständigen Account Manager. Wichtig ist, dass es diese Stelle gibt und alle sie kennen.

Gemeinsam ansprechen. Projektleiter und Vertrieb gehen das Thema zusammen an. Der Projektleiter bringt das Vertrauen mit, der Vertrieb das Angebot.

Der Projektabschluss als Gesprächsanlass

Der Abschluss eines Projekts ist der natürlichste Anlass für das Gespräch über das nächste. Der Kunde blickt zurück, das Ergebnis ist frisch, die Beziehung ist so eng wie selten. Trotzdem endet manches Projekt mit der Abnahme und einem Dank per Mail.

Nutzen Sie das Abschlussgespräch für drei Fragen:

• Was hat in diesem Projekt gut funktioniert, und was sollten wir beim nächsten Mal anders machen?
• Welche Vorhaben stehen bei Ihnen im nächsten Jahr an?
• Darf ich mich in drei Monaten melden und hören, wie es mit dem Ergebnis läuft?

Die dritte Frage ist die wichtigste. Sie sichert den nächsten Kontakt, bevor das Projektteam sich auflöst und der Kunde aus dem Blick gerät.

Was Führung dafür tun kann

Projektleiter fragen nur dann nach Folgeprojekten, wenn das im Unternehmen erwünscht ist und sich nicht nach Nebenjob anfühlt. Klären Sie deshalb ausdrücklich, dass das Erkennen von Folgebedarf zur Rolle gehört, wohin Signale gehen und dass der Vertrieb sie zurückmeldet. Wer erlebt, dass aus seinem Hinweis ein Auftrag wurde, gibt den nächsten gern weiter.

Diese Haltung lässt sich üben. Die Online-Weiterbildung Bestandskundenentwicklung richtet sich ausdrücklich auch an Projektleiter mit Kundenverantwortung: in kurzen Einheiten neben dem Tagesgeschäft, jeweils mit einer Aufgabe am eigenen Kunden.