Weiter­bildung im Vertrieb begründen: der Business Case

Viele Vertriebsleiter kennen das: Im Jahresgespräch wünscht sich die Kundenbetreuerin eine Weiterbildung. Sie haben eine passende gefunden und schicken den Link an die Geschäftsführung. Die Antwort kommt nach zwei Wochen und besteht aus einer Frage: „Was bringt uns das?“ Damit liegt der Ball wieder bei Ihnen.

Eine Weiterbildung im Vertrieb begründen heißt, genau diese Frage zu beantworten, bevor sie gestellt wird. Dafür brauchen Sie keine Präsentation mit zwanzig Folien, sondern einen Business Case auf einer Seite: was es kostet, was es bringen soll und woran man das sieht. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie ihn aufbauen, wie Sie rechnen und welche Argumente bei Geschäftsführung und HR ankommen.

Warum der Link allein nicht reicht

Wer eine Weiterbildung freigibt, gibt Geld und Arbeitszeit frei. Ein Link auf eine Kursseite zeigt, was angeboten wird, aber nicht, was im eigenen Unternehmen danach anders sein soll. Genau das will die Geschäftsführung wissen. Und HR will wissen, ob die Maßnahme zur Rolle passt und ob sich ihr Ergebnis festhalten lässt.

Ein Antrag, der beide Fragen beantwortet, macht die Entscheidung leicht. Ein Antrag, der nur den Wunsch beschreibt, schiebt die Arbeit an die Geschäftsführung zurück.

Der Business Case auf einer Seite

Diese sechs Bausteine reichen. Schreiben Sie zu jedem zwei bis drei Sätze.

• Anlass: Was ist heute das Problem? Zum Beispiel: Das Team reagiert auf Anfragen, stößt aber kaum selbst Gespräche bei bestehenden Kunden an.
• Ziel: Was soll danach jede Person anders machen? Nicht „besser verkaufen“, sondern etwas, das man zählen oder hören kann.
• Teilnehmer: Wer nimmt teil, und warum gerade diese Personen? Wer die meisten Bestandskunden betreut, steht meist vorn.
• Kosten: Gebühr, Nebenkosten und die Arbeitszeit, die in die Weiterbildung fließt.
• Rechnung: Was muss an zusätzlichem Geschäft entstehen, damit sich die Ausgabe trägt?
• Prüfung: Welche Messgröße, welcher Ausgangswert, welcher Prüftermin?

Der wichtigste Baustein ist das Ziel. Steht dort etwas Messbares, ergeben sich Rechnung und Prüfung fast von selbst. Steht dort etwas Vages, hilft auch die beste Rechnung nicht.

Die Rechnung: ab wann sich die Weiter­bildung trägt

Viele scheuen die Rechnung, weil niemand vorher weiß, wie viel Mehrumsatz eine Weiterbildung bringt. Das müssen Sie auch nicht wissen. Drehen Sie die Frage um: Wie viel zusätzliches Geschäft muss mindestens entstehen, damit sich die Ausgabe trägt? Diese Schwelle lässt sich ehrlich berechnen.

Ein Beispiel mit echten Werten: Die Online-Weiterbildung Bestandskundenentwicklung kostet 840 € netto je Person und umfasst rund 12 Stunden in kurzen Modulen. Für eine Person rechnen Sie also 840 € plus 12 Stunden zu Ihrem Stundensatz. Teilen Sie diese Summe durch den Deckungsbeitrag, den ein typischer Folgeauftrag in Ihrem Haus bringt. Heraus kommt die Zahl der zusätzlichen Aufträge, ab der sich die Weiterbildung trägt. Liegt der Deckungsbeitrag eines einzigen Folgeauftrags über der Summe, trägt sich die Weiterbildung schon mit diesem einen Auftrag.

Diese Rechnung hat einen Vorteil gegenüber jeder Prognose: Sie verspricht nichts. Die Geschäftsführung sieht, wie niedrig oder hoch die Schwelle liegt, und entscheidet selbst, ob sie realistisch ist. Warum der nächste Auftrag oft im Kundenbestand liegt, beschreibt der Beitrag Folgeaufträge gewinnen.

Personal­entwicklung im Vertrieb: was HR wissen will

HR schaut anders auf denselben Antrag. Dort geht es weniger um den einzelnen Auftrag als um Passung, Gleichbehandlung und Nachweis. Die folgende Übersicht hilft, beide Seiten im selben Antrag zu bedienen.

Für HR reicht oft ein Satz, der die Weiterbildung mit dem letzten Mitarbeitergespräch verbindet: Welche Entwicklung wurde vereinbart, und wie zahlt die Maßnahme darauf ein? Fragen Sie auch, ob eine Förderung in Frage kommt. Die Agentur für Arbeit fördert die Weiterbildung von Beschäftigten unter anderem nur dann, wenn sie mehr als 120 Stunden umfasst und zugelassen ist. Kompakte Formate fallen meist nicht darunter, binden dafür aber deutlich weniger Arbeitszeit.

Mitarbeiterweiter­bildung im Vertrieb: Messgrößen nach acht Wochen

Ein Business Case endet mit einem Versprechen, das Sie halten können. Versprechen Sie deshalb kein Umsatzziel nach acht Wochen, sondern eine Veränderung im Verhalten. Bei Bestandskunden zeigt sich das Folgegeschäft oft erst Monate später. Diese Messgrößen zeigen sich früher:

• Gespräche mit bestehenden Kunden, die das Team selbst angestoßen hat
• Zahl der Ansprechpartner bei wichtigen Kunden
• Angebote, die aus einem eigenen Gesprächsanlass entstanden sind, nicht aus einer Anfrage
• Anteil der Gespräche mit einem vereinbarten nächsten Schritt

Notieren Sie den Ausgangswert in den zwei Wochen vor dem Start und schlagen Sie im Antrag einen festen Termin vor, an dem Sie berichten. Wie Sie die Umsetzung im Team begleiten, steht im Beitrag Vertriebsschulung fürs Team.

Online oder Präsenz?

Für den Business Case macht das Format einen großen Unterschied, vor allem bei der Arbeitszeit.

Online ist im Antrag stärker, wenn das Team nicht ganze Tage von Kunden fernbleiben kann, wenn mehrere Standorte beteiligt sind oder wenn die Kosten je Person fest und vorab bekannt sein sollen. Kurze Module lassen sich neben den Terminen planen, Nebenkosten fallen kaum an.

Präsenz ist die bessere Wahl, wenn ein Team nach einem Umbruch gemeinsam neu starten soll, wenn Gesprächsübungen mit Rückmeldung von außen im Mittelpunkt stehen oder wenn ein anerkannter Abschluss mit Prüfung gefordert ist. Dann gehören die höheren Kosten ehrlich in die Rechnung, und der Antrag begründet, warum sie sich lohnen.

Oft überzeugt eine Verbindung: ein gemeinsamer Auftakt, danach Lernen online mit Aufgaben an den eigenen Kunden.

Ihr Antrag in einem Satz

Beschreiben Sie den Anlass, setzen Sie ein Ziel, das man sehen kann, rechnen Sie die Schwelle aus und bieten Sie einen Prüftermin an. Damit bekommt die Geschäftsführung eine Entscheidung, die sie verantworten kann, und HR einen Nachweis, den sie einordnen kann. Den Überblick über alle Hebel im Team finden Sie auf der Seite Vertrieb führen. Und weil sich die Rechnung am schnellsten bei Kunden trägt, die Ihr Team schon kennt, lohnt der Blick auf die Seite Bestandskunden.